Fragen im Vorstellungsgespräch für die Buchhaltung
Im Gespräch für die Buchhaltung prüfen Leitung oder Steuerberater vor allem, ob Sie sicher buchen und Abschlüsse kennen. Rechnen Sie mit Fachfragen zu Umsatzsteuer, Rechnungsabgrenzung und Kontenabstimmung und mit Fragen zu DATEV oder SAP. Gefragt sind Genauigkeit und Termintreue.
8 Fragen mit Beispielantworten
Welche Aufgaben haben Sie in der Buchhaltung bisher übernommen?
Beispielantwort
Ich arbeite seit fünf Jahren in der Finanzbuchhaltung eines Maschinenbauers mit 200 Beschäftigten. Ich buche Kreditoren und Debitoren, mache Zahlungsverkehr und Mahnwesen, die Umsatzsteuervoranmeldung und bereite den Monatsabschluss bis zur Übergabe an den Steuerberater vor.
Was der Personaler prüft: Ob Ihr Aufgabenbereich zur Stelle passt und wie selbstständig Sie arbeiten.
Mit welcher Software arbeiten Sie?
Beispielantwort
Täglich mit DATEV Unternehmen online und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, im vorherigen Job mit SAP FI. Für Abstimmungen nutze ich Excel mit SVERWEIS und Pivottabellen. Eine neue Software lerne ich schnell, die Buchungslogik bleibt ja gleich.
Was der Personaler prüft: Ob Sie ohne lange Einarbeitung mit dem System des Unternehmens arbeiten können.
Wie läuft bei Ihnen ein Monatsabschluss ab?
Beispielantwort
Ich buche alle Belege des Monats, stimme Bank, Kasse und Personenkonten ab und erfasse Abschreibungen sowie Abgrenzungen. Danach prüfe ich die Umsatzsteuerkonten, erstelle die Voranmeldung und eine BWA mit Abweichungsanalyse. Unser Ziel ist der Abschluss bis zum fünften Arbeitstag.
Was der Personaler prüft: Ob Sie den Abschluss als Prozess kennen und auf Fristen achten.
Was ist eine aktive Rechnungsabgrenzung?
Beispielantwort
Eine Ausgabe, die vor dem Bilanzstichtag bezahlt wird, aber Aufwand für die Zeit danach ist. Beispiel: Die Kfz-Versicherung für ein Jahr wird im Oktober bezahlt, dann werden neun Monate als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ins nächste Jahr übertragen.
Was der Personaler prüft: Fachwissen nach HGB. Diese Frage trennt Buchungserfahrung von Grundkenntnissen.
Was prüfen Sie bei einer Eingangsrechnung?
Beispielantwort
Ich prüfe die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, also Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag. Dann gleiche ich mit Bestellung und Lieferschein ab. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Was der Personaler prüft: Genauigkeit und Wissen um den Vorsteuerabzug, eine typische Fehlerquelle bei Betriebsprüfungen.
Wie gehen Sie mit der E-Rechnung um?
Beispielantwort
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei uns kommen XRechnung und ZUGFeRD in ein Postfach und werden direkt in DATEV verarbeitet. Bei der Umstellung habe ich die Lieferanten angeschrieben und die Prüfregeln für den Freigabeprozess mit eingerichtet.
Was der Personaler prüft: Ob Sie aktuelle gesetzliche Änderungen kennen und Prozesse mitgestalten.
Was tun Sie, wenn eine Kontenabstimmung nicht aufgeht?
Beispielantwort
Ich suche systematisch: zuerst Zahlendreher und doppelte Buchungen, dann Buchungen mit falschem Datum oder falscher Periode. Ich lasse nie eine Differenz auf einem Sammelkonto stehen, ohne sie zu dokumentieren. Kann ich sie nicht klären, spreche ich das vor dem Abschluss offen an.
Was der Personaler prüft: Gründlichkeit und Ehrlichkeit. Ungeklärte Differenzen werden in der Prüfung teuer.
Wie halten Sie Fristen bei hohem Arbeitsaufkommen ein?
Beispielantwort
Ich arbeite mit einem festen Abschlusskalender und erledige Routinebuchungen täglich, damit sich zum Monatsende nichts stapelt. Die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum Zehnten hat Vorrang. Zeichnet sich ein Engpass ab, kläre ich früh mit der Leitung, was warten kann.
Was der Personaler prüft: Organisation und Termintreue, denn Steuerfristen lassen keinen Spielraum.
So bereiten Sie sich vor
- Frischen Sie Buchungssätze für typische Geschäftsvorfälle und die Abgrenzungen auf.
- Nennen Sie Ihre Software konkret, mit Version und Modulen.
- Rechnen Sie mit einem kurzen Buchungstest und üben Sie ein paar Beispiele.
- Halten Sie Zeugnisse und Nachweise einer Weiterbildung, etwa zum Bilanzbuchhalter, bereit.
Diese Fragen können Sie stellen
- Welche Aufgaben übernimmt der Steuerberater und welche das interne Team?
- Bis wann muss der Monatsabschluss fertig sein?
- Gibt es Pläne zur weiteren Digitalisierung der Buchhaltung?